Quando viene richiesta una traduzione giurata per l’estero, spesso viene richiesta anche l’apostille. La domanda Che cos’è l’apostille, è uno dei quesiti più spinosi che mi sento porre dai miei clienti.
Che cos’è l’apostille
Per capire che cos’è l’apostille dobbiamo partire dalla legalizzazione.
La legalizzazione consiste nell’attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa. Tale autentica di firma in Italia si ottiene in Procura o in Prefettura. Successivamente, il documento legalizzato in Procura o Prefettura deve essere portato al Consolato del paese dove dovrà essere consegnato. Il Consolato a sua volta legalizza la firma del procuratore o prefetto apposta sul documento. Quindi l’intero processo di legalizzazione si svolge in due passaggi (Procura/Prefettura e Consolato).
Gli stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 semplificano tale procedura utilizzando l’apostille al posto della legalizzazione. Diversamente dalla legalizzazione, l’apostilla prevede solo un timbro speciale e riconoscibile attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’autorità rilasciante e non necessita del passaggio al Consolato. Pertanto è sufficiente recarsi in Procura o in Prefettura a seconda dei casi per apporre la apostille e quindi il documento è legalizzato.
Potete trovare i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja al seguente link https://www.prefettura.it/FILES/docs/1173/Convenzione_Aja_Stato_applicazione.pdf
Quando è necessaria la legalizzazione o apostille
Il documento da tradurre deve essere munito di legalizzazione o apostille a seconda degli stati in cui deve essere fatto valere (vedi link sopra). Normalmente per i paesi UE tale formalità non è necessaria, anche se a volte viene comunque richiesta. Per documenti ufficiali da tradurre provenienti o da presentare in paesi extra UE invece è sempre richiesta.
Se il documento deve essere fatto valere all’estero, una volta tradotto e asseverato, è necessario apporre la legalizzazione o apostille (a seconda dello stato in cui va consegnato il documento) anche sulla traduzione (viene certificata la firma dell’Ufficiale Giudiziario che ha firmato il verbale di giuramento del traduttore).
Qualche esempio di documenti che richiedono l’apostille: casellario giudiziale, carichi pendenti, certificati anagrafici e titoli di studio.
Legalizzazione e apostille: dove si fa in Italia
Sia la legalizzazione che l’apostille in Italia si richiedono in Procura o Prefettura, a seconda di chi ha firmato il documento.
Ricapitolando, se vi state chiedendo l’Apostille dove si fa, i casi sono:
- Se il certificato che necessita di legalizzazione/apostille è firmato da un funzionario comunale o dell’istruzione pubblica, tale firma è depositata in Prefettura.
- Se il certificato che necessita di legalizzazione/apostille è firmato da un ufficiale giudiziario o da un notaio, tale firma è depositata in Procura.
- Se il certificato non presenta firme o le firme non sono depositate in Procura o Prefettura, non è possibile apporre la legalizzazione o apostille.
Schema riassuntivo relativo alla necessità di legalizzazione/apostille
| Documenti stranieri da consegnare in Italia | 1) Documento originale estero – Se viene da paesi extra UE -> legalizzazione/apostille SI – Se viene da paesi UE -> legalizzazione/apostille NO 2) Traduzione giurata -> legalizzazione/apostille NO |
| Documenti italiani da da consegnare in paesi UE | 1) Documento originale italiano -> legalizzazione/apostille NO 2) Traduzione giurata -> legalizzazione/apostille NO |
| Documenti italiani da consegnare in paesi extra UE | 1) Documento originale italiano -> legalizzazione/apostille SI 2) Traduzione giurata -> legalizzazione/apostille SI |
Come detto sopra, la legalizzazione/apostille in Italia si ottiene in Prefettura o Procura a seconda dei casi.
Per quanto riguarda l’estero, la legalizzazione di atti e documenti formati all’estero e da far valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento, mentre l’apostille si richiede agli organi preposti nei diversi paesi.
FAQs sulla apostille
L’Apostille è una certificazione che conferma l’autenticità della firma, del sigillo o del timbro presenti nel documento alla quale è allegata.
L’apostille si ottiene in Procura o in Prefettura, a seconda della firma che deve essere certificata. In Procura sono depositate le firme dei notai, dei funzionari di cancelleria e degli ufficiali giudiziari, in Prefettura sono depositate le firme degli ufficiali di stato civile, dei funzionari scolastici, del medico legale.
Come spiegato sopra, in Italia l’Apostille viene rilasciata dalla Procura o dalla Prefettura per i paesi che aderiscono alla Convenzione dell’Aia.
La legalizzazione, come l’Apostille, conferma l’autenticità della firma, del sigillo o del timbro presenti nel documento alla quale è allegata, ma per i paesi che non aderiscono alla convenzione dell’Aia. Si ottiene sempre in Procura o Prefettura come l’Apostille. Successivamente la firma del procuratore o prefetto deve essere a sua volta legalizzata presso il consolato competente.
Documenti che possono richiedere l’Apostille
- Certificato di nascita
- Certificato di laurea
- Atto notarile
- Visura camerale
- Certificato di matrimonio
- Pagelle
- Certificati penali
- Casellario giudiziale
Come ottenere la Legalizzazione o Apostille a Udine
Come spiegato sopra, i documenti da far valere all’estero nei paesi extra-europei devono essere dotati di legalizzazione o apostille, a seconda dei paesi interessati.
Tale certificazione deve essere apposta sul documento prima della traduzione dello stesso, in quanto la stessa deve essere tradotta. Successivamente il traduttore dovrà apporre un’altra legalizzazione/apostille sulla sua traduzione.
In Italia, la legalizzazione o apostille è di competenza della Prefettura U.T.G. per documenti rilasciati da comuni e documenti scolastici, mentre per atti firmati dai Notai, Funzionari di Cancelleria e Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica. Le Camere di Commercio invece provvedono alla legalizzazione diretta dei propri atti.
Per ottenere tali certificazioni a Udine, è necessario prendere appuntamento presso la Procura o la Prefettura.
Pertanto è importante calcolare i tempi nel caso di urgenze per poi effettuare la traduzione giurata o asseverazione del documento in questione.
Legalizzazione/Apostille in Procura a Udine
Rivolgersi alla Procura della Repubblica per atti firmati dai Notai, Funzionari di Cancelleria e Ufficiali Giudiziari come ad esempio i certificati del casellario giudiziale e dei carichi pendenti.
La Procura della Repubblica a Udine si trova in Via Lovaria, 8.
Per ottenere la legalizzazione/apostille dalla Procura di Udine bisogna prendere appuntamento online.
Come prendere un appuntamento online in Procura a Udine per apporre la legalizzazione o la apostille
Selezionare “Modulo prenotazione online”, quindi “Ufficio Affari Civili”. Aprire la tendina “Motivo della richiesta” e selezionare “Apostille o legalizzazioni”. Quindi scegliere il giorno e l’orario per portare il documento su cui apporre la legalizzazione/apostille. Rifare lo stesso procedimento per prendere anche l’appuntamento per ritirare il documento completo di timbro di legalizzazione o apostille (ci vogliono uno o due giorni per ottenere la certificazione). Una volta ottenuto l’appuntamento si porta il documento e, mediante una ricevuta rilasciata dall’ufficio preposto, si può ritirare il documento.
Se dovete richiedere un certificato del casellario giudiziale o carichi pendenti, consiglio di prendere direttamente l’appuntamento anche per apporre la legalizzazione/apostille (se necessaria), in quanto i due uffici a Udine si trovano nello stesso edificio della Procura.
Legalizzazione/Apostille in Prefettura a Udine
Rivolgersi alla Prefettura per apporre il timbro di legalizzazione/apostille su documenti emessi dai comuni e documenti scolastici.
La Prefettura a Udine si trova in Via Pracchiuso n. 16.
Come prendere un appuntamento online in Prefettura a Udine per apporre la legalizzazione o la apostille
L’ufficio che rilascia la legalizzazione/apostille è aperto al pubblico il martedì dalle 9.30 alle 12.00 con le seguenti modalità:
• presentazione dei documenti: dalle ore 9.30 alle ore 11.00
• ritiro documenti: dalle ore 11.00 alle ore 12.00
I documenti possono essere inviati alla Prefettura via posta (posta ordinaria, raccomandata o corriere espresso) avendo cura di indicare:
• il paese estero di destinazione;
• un recapito telefonico (per eventuali comunicazioni);
• allegare una busta affrancata e indirizzata;
• allegare eventuali marche da bollo (solo se necessarie).
In caso di urgenze (che devono essere giustificate) è possibile scrivere al seguente indirizzo di posta elettronica: immigrazione.pref_udine@interno.it
Nel caso di documenti rilasciati dai comuni, è importante che siano dotati delle corrette diciture per l’estero altrimenti la Prefettura non li accetta per apporre il timbro di legalizzazione/apostille. Di seguito indico il testo della circolare dove si specifica che vi debba essere la dicitura “rilasciato solo per l’estero”).
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all’estero venga apposta la dicitura «AI SENSI DELL’ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L’ESTERO». Si raccomanda pertanto di precisare al funzionario comunale che l’atto deve essere utilizzato all’estero (dicitura che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali). Questo Ufficio Legalizzazione non procederà alla legalizzazione dei certificati riportanti ANCHE la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
Per quanto riguarda le marche da bollo da allegare, le indicazioni sul sito sono le seguenti:
- Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo nella misura fissa (€ 16,00).
- Gli atti rilasciati in marca da bollo verranno legalizzati previa apposizione di una ulteriore marca da bollo (€ 16,00).
- Sono esenti da imposta di bollo atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.
- Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
- Sono esenti da imposta di bollo gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.
- Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell’imposta di bollo D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, Tariffa allegato B.
Potete trovare tutte le indicazioni al riguardo a questo link:
http://www.prefettura.it/udine/contenuti/Legalizzazione_documenti-49642.htm