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Apostille: che cos’è e a che traduzioni si applica

Quando viene richiesta una traduzione giurata per l’estero, spesso viene richiesta anche l’apostille. La domanda Che cos’è l’apostille, è uno dei quesiti più spinosi che mi sento porre dai miei clienti.

Che cos’è l’apostille

Per capire che cos’è l’apostille dobbiamo partire dalla legalizzazione.

La legalizzazione consiste nell’attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa. Tale autentica di firma in Italia si ottiene in Procura o in Prefettura. Quindi il documento legalizzato deve essere portato al Consolato del paese dove il documento deve essere presentato. Il consolato a sua volta legalizza la firma del procuratore o prefetto apposta sul documento.

Gli stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 semplificano tale procedura utilizzando l’apostille al posto della legalizzazione. Diversamente dalla legalizzazione, l’apostille prevede solo un timbro speciale e riconoscibile attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’autorità rilasciante e non necessita del passaggio al Consolato.

Potete trovare i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja al seguente link https://www.prefettura.it/FILES/docs/1173/Convenzione_Aja_Stato_applicazione.pdf

Quando è necessaria la legalizzazione o apostille

Il documento da tradurre deve essere munito di legalizzazione o apostille a seconda degli stati in cui deve essere fatto valere (vedi link sopra). Normalmente per i paesi UE tale formalità non è necessaria, anche se a volte viene comunque richiesta. Per documenti ufficiali da tradurre provenienti o da presentare in paesi extra UE invece è sempre richiesta.

Se il documento deve essere fatto valere all’estero, una volta tradotto e asseverato, è necessario apporre la legalizzazione o apostille (a seconda dello stato in cui va consegnato il documento) anche sulla traduzione (viene certificata la firma dell’Ufficiale Giudiziario che ha firmato il verbale di giuramento del traduttore).

Qualche esempio di documenti che richiedono l’apostille: casellario giudiziale, carichi pendenti, certificati anagrafici e titoli di studio.

Apostille: dove si fa in Italia

In Italia, la legalizzazione o apostille è di competenza della Prefettura U.T.G., mentre per atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.

Documenti da far valere in Italia

Estero → Italia

  • Documento originale estero (con legalizzazione o apostille se da paesi extra UE)
  • Traduzione giurata
  • (La legalizzazione o apostille sulla traduzione NON è necessaria)
 

 

Documenti da far valere all’estero

Italia → Estero

  • Documento originale italiano (con legalizzazione o apostille se per paesi extra UE)
  • Traduzione giurata
  • Legalizzazione o apostille sulla traduzione

(doppia legalizzazione/apostille)

 

Come detto sopra, la legalizzazione/apostille in Italia si ottiene in Prefettura o Procura a seconda dei casi.

Per quanto riguarda l’estero, la legalizzazione di atti e documenti formati all’estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento, mentre l’apostille si richiede agli organi preposti nei diversi paesi.

FAQs sulla apostille

Apostille: che cos’è?

L’Apostille è una certificazione che conferma l’autenticità della firma, del sigillo o del timbro presenti nel documento alla quale è allegata.

Apostille: dove si fa in Italia?

L’apostille si ottiene in Procura o in Prefettura, a seconda della firma che deve essere certificata. In Procura sono depositate le firme dei notai, dei funzionari di cancelleria e degli ufficiali giudiziari, in Prefettura sono depositate le firme degli ufficiali di stato civile, dei funzionari scolastici, del medico legale.

Come ottenere una Apostille in Italia / Chi la rilascia

Come spiegato sopra, in Italia l’Apostille viene rilasciata dalla Procura o dalla Prefettura per i paesi che aderiscono alla Convenzione dell’Aia.

Legalizzazione: cos’è e dove si fa

La legalizzazione, come l’Apostille, conferma l’autenticità della firma, del sigillo o del timbro presenti nel documento alla quale è allegata, ma per i paesi che non aderiscono alla convenzione dell’Aia. Si ottiene sempre in Procura o Prefettura come l’Apostille. Successivamente la firma del procuratore o prefetto deve essere a sua volta legalizzata presso il consolato competente.

Documenti che possono richiedere l’Apostille

  • Certificato di nascita
  • Certificato di laurea
  • Atto notarile
  • Visura camerale
  • Certificato di matrimonio
  • Pagelle
  • Certificati penali
  • Casellario giudiziale

Legalizzazione o Apostille a Udine – Regole emergenza sanitaria

Come spiegato sopra, i documenti da far valere all’estero nei paesi extra-europei devono essere dotati di legalizzazione o apostille, a seconda dei paesi interessati.

Tale certificazione deve essere apposta sul documento prima della traduzione dello stesso, in quanto deve essere inclusa nella traduzione. Successivamente il traduttore dovrà apporre un’altra legalizzazione/apostille sulla sua traduzione.

In Italia, la legalizzazione o apostille è di competenza della Prefettura U.T.G. per documenti rilasciati da comuni e documenti scolastici, mentre per atti firmati dai Notai, Funzionari di Cancelleria e Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica. Le Camere di Commercio invece provvedono alla legalizzazione diretta dei propri atti.

A causa dell’emergenza sanitaria Covid, per ottenere tali certificazioni a Udine, è necessario prendere appuntamento presso la Procura o inviare i documenti via posta in Prefettura.

Pertanto è importante calcolare i tempi nel caso di urgenze per poi effettuare la traduzione giurata o asseverazione del documento in questione.

Legalizzazione/Apostille in Procura

Rivolgersi alla Procura della Repubblica per atti firmati dai Notai, Funzionari di Cancelleria e Ufficiali Giudiziari come ad esempio i certificati del casellario giudiziale e dei carichi pendenti.

Per ottenere la legalizzazione/apostille dalla Procura bisogna prendere appuntamento telefonando allo 0432-517648. Una volta ottenuto l’appuntamento si porta il documento e, mediante una ricevuta rilasciata dall’ufficio preposto, si può ritirare il documento il giorno seguente.

Se si deve richiedere un certificato del casellario giudiziale o carichi pendenti, consiglio di prendere direttamente l’appuntamento anche per apporre la legalizzazione/apostille (se necessaria), in quanto i due uffici a Udine si trovano nello stesso edificio della Procura.

Legalizzazione/Apostille in Prefettura

Rivolgersi alla Prefettura per apporre il timbro di legalizzazione/apostille su documenti emessi dai comuni e documenti scolastici.

I documenti devono essere inviati alla Prefettura via posta (posta ordinaria, raccomandata o corriere espresso) avendo cura di indicare:
• il paese estero di destinazione;
• un recapito telefonico (per eventuali comunicazioni);
• allegare una busta affrancata e indirizzata;
• allegare eventuali marche da bollo (solo se necessarie).

In caso di urgenze (che devono essere giustificate) è possibile scrivere al seguente indirizzo di posta elettronica: immigrazione.pref_udine@interno.it

Nel caso di documenti rilasciati dai comuni, è importante che siano dotati delle corrette diciture per l’estero altrimenti la Prefettura non li accetta per apporre il timbro di legalizzazione/apostille. Di seguito indico il testo della circolare dove si specifica che vi debba essere la dicitura “rilasciato solo per l’estero”).

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all’estero venga apposta la dicitura «AI SENSI DELL’ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L’ESTERO». Si raccomanda pertanto di precisare al funzionario comunale che l’atto deve essere utilizzato all’estero (dicitura che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali). Questo Ufficio Legalizzazione non procederà alla legalizzazione dei certificati riportanti ANCHE la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

Per quanto riguarda le marche da bollo da allegare, le indicazioni sul sito sono le seguenti:

  • Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo nella misura fissa (€ 16,00).
  • Gli atti rilasciati in marca da bollo verranno legalizzati previa apposizione di una ulteriore marca da bollo (€ 16,00). 
  • Sono esenti da imposta di bollo atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.
  • Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
  • Sono esenti da imposta di bollo gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.
  • Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell’imposta di bollo D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, Tariffa allegato B.

Potete trovare tutte le indicazioni al riguardo a questo link: http://www.prefettura.it/udine/contenuti/Legalizzazioni-9076334.htm